Data Validation – Tạo danh sách chọn trong Google Sheets
1. Giới thiệu
Data Validation là một tính năng cho phép bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào trong Google Sheets. Một trong những ứng dụng phổ biến nhất là tạo danh sách chọn (drop-down list), giúp nhập liệu nhanh chóng, chính xác và đồng bộ hơn.
2. Cách thiết lập
Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô muốn tạo danh sách chọn.
Bước 2: Vào menu Data → Data Validation.
Bước 3: Chọn kiểu "Danh sách từ một dãy" hoặc "Danh sách các mục".
Bước 4: Nhập dữ liệu cần chọn hoặc chọn vùng dữ liệu có sẵn.
Bước 5: Nhấn "Save" để hoàn tất.
Bước 2: Vào menu Data → Data Validation.
Bước 3: Chọn kiểu "Danh sách từ một dãy" hoặc "Danh sách các mục".
Bước 4: Nhập dữ liệu cần chọn hoặc chọn vùng dữ liệu có sẵn.
Bước 5: Nhấn "Save" để hoàn tất.
3. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Tạo danh sách chọn giới tính.
| A | |
|---|---|
| 1 | Giới tính |
| 2 | |
| 3 |
Dữ liệu chọn: Nam, Nữ
Ví dụ 2: Tạo danh sách chọn phòng ban.
| A | |
|---|---|
| 1 | Phòng ban |
| 2 | |
| 3 |
Dữ liệu chọn: Kế toán, Nhân sự, IT, Marketing
Ví dụ 3: Tạo danh sách chọn tình trạng công việc.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Công việc | Tình trạng |
| 2 | Lập báo cáo | |
| 3 | Họp khách hàng | |
| 4 | Kiểm tra hệ thống |
Dữ liệu chọn: Hoàn thành, Đang làm, Chưa bắt đầu
4. Bài tập thực hành
Bảng dữ liệu mẫu:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Nhân viên | Phòng ban |
| 2 | Lan | |
| 3 | Minh | |
| 4 | Hà | |
| 5 | Tuấn |
Bài tập:
- Tạo danh sách chọn "Phòng ban" gồm: Kế toán, Nhân sự, IT, Marketing.
- Tạo danh sách chọn "Giới tính" cho một cột khác với dữ liệu: Nam, Nữ.
- Tạo danh sách chọn "Tình trạng công việc" gồm: Hoàn thành, Đang làm, Chưa bắt đầu.
- Tạo danh sách chọn "Mức độ ưu tiên" gồm: Cao, Trung bình, Thấp.
- Tạo danh sách chọn từ một dãy dữ liệu có sẵn (ví dụ A2:A5).
- Tạo danh sách chọn "Tháng" gồm: Tháng 1 → Tháng 12.
- Tạo danh sách chọn "Đánh giá" gồm: Tốt, Khá, Trung bình, Yếu.
- Tạo danh sách chọn "Quốc gia" từ vùng dữ liệu chứa tên các nước.
